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公文处理工作暂行规定
作者:本站编辑 新闻来源:本站原创 更新时间:2017-05-23 11:39:32

山西机电职业技术学院公文处理工作暂行规定

晋机电院〔2013〕34号文

 

为加强学院公文管理,规范行文格式,促进我院公文处理工作规范化、制度化、科学化,依据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)及《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)要求,结合我院实际,制定本规定。

一、公文格式

(一)总体要求

1.纸张:公文用纸使用A4型60—80g白色胶版印刷纸或复印纸。

2.版心:页面设置为上边界3.7厘米,下边界3.5厘米,左

边界2.8厘米,右边界2.6厘米,每页22行,每行28个字,并

撑满版心,正文用3号仿宋体字。

3.页码:用4号半角阿拉伯数字,置于版心下边缘之下,左右各放一条一字线。单页码居右空一字,双页码居左空一字。文件首页不显示页码。

4.印刷:双面打印。

5.装订:在纸面左侧边缘4mm处装订,两订外订眼距版面上下各1/4。

(二)版头部分

1.学院制发的公文,根据党政不同事务,使用“中国共产党山西机电职业技术学院委员会文件”、“山西机电职业技术学院文件”等两个文件头,党政分别编号。党委文件须由党委书记签发,行政文件须由院长签发。

2.学院内设各党政管理部门及教学教辅部门处理一般性事务,须印发文件者,使用“山西机电职业技术学院”文头,按照

党政不同事务编党办或院办文号,由分管领导签阅,办公室印发或转发。

3.学院制发的公文,需标注份号、密级和保密期限、紧急程度的,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序,在文件首页版心左上角顶格,自上而下分别排列,一般用3号黑体字。标注文件份号,一般用6位3号阿拉伯数字。

(三)主体部分

1.发文字号

(1)一般文件(下行文)的发文字号编排在发文机关标识

下空2行,居中排布。字体为3号仿宋体字;年份、序号用半角阿拉伯数码标识;年份用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字,文件不标注签发人。

(2)上行文的发文字号居左空一字编排,位置同上。居右

空一字标注签发人。“签发人”三字用3号仿宋体字加全角冒号,签发人姓名用三号楷体字。

2.标题:用2号小标宋体,编排于红色分割线下空二行位置,一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,长度适宜,字距恰当。

3.主送机关:标题下空一行,用3号仿宋体字,左侧顶格排,名称后加全角冒号。

4.正文:用3号仿宋体字(一级标题用3号黑体,二级标题用3号楷体);每个自然段左空二字,回行顶格;层次序数依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注。

5.附件说明:用3号仿宋体字,与正文空开一行,“附件:”前空2个字,附件名称后不加标点符号。附件序号用阿拉伯数字,每行位置与附件名称首字对齐。

6.发文机关署名和成文日期:用阿拉伯数字将年、月、日标全,右空四字编排成文日期。在成文日期之上,以成文日期为准居中编排发文机关署名。

7.附件:“附件”及序号后不加标点符号,用3号黑体字,

编排在左上角顶格。附件标题编排在居中第三行,应与附件说明

表述一致。

(四)文尾版记

1.分割线:首条分隔线和末条分割线为粗线(0.35mm),中间分割线为细线(0.25mm)。

2.抄送:“抄送”后加全角冒号和抄送机关名称,用4号仿宋体字,编排在首条分隔线之下,左右各空一字,尾部标句号。

3.印发机关和印发时间:印发机关和印发日期用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,后加“印发”二字。

4.版记部分删除“主题词”格式要素。

二、相关要求

(一)各部门要高度重视公文工作,严格参照公文格式要求处理公文,努力提高公文质量。

(二)学院制发的公文,一般由事项的职能部门负责起草拟文。拟文部门应认真填写发文笺,并将经领导签阅的纸质文稿以及符合公文格式要求的文稿电子版(Word文档)送办公室核稿,未经核稿的公文,办公室不予制发。

(三)学院正式公文严格限定为本规定所列的3种文头和以晋机电院党、晋机电院、党办、院办编排的4种文号。各党政管理处室及教学教辅单位原则上只能向院党委、行政请示或汇报发文事项,草拟发文文稿,不得越级向上级机关行文,亦不得以部门名义直接下发公文。

三、实施与解释

(一)本规定自2013年9月1日起实施,学院原有的行文规定不再执行。

(二)本规定由办公室负责解释。

 

 

                                          山西机电职业技术学院

                                            2013年7月3日


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