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会议记录规范
作者:本站编辑 新闻来源:本站原创 更新时间:2017-05-23 11:43:29


山西机电职业技术学院会议记录规范

(党办[2011]34号文)

 

会议记录工作是党政日常管理工作的重要组成部分。为发挥会议记录在党政管理中的应有作用,确保会议记录客观真实地反映会议情况,经得起时间和历史检验,为学院档案建设积累资料,特制定会议记录规范

一、会议记录的种类

学院党政会议记录主要包括:党委会议记录、行政(院长)办公会议记录、党政联席会议记录、党总支会议记录、党支部会议记录、教职工大会记录、教职工代表大会记录、专题会议记录、政治理论学习记录等。

二、会议记录的内容

会议记录内容分为两个部分:

第一部分:会议组织情况

会议组织情况,应就下列项目逐项写明(每项一段落):

1、会议名称(XXXX年第XX次)

2、会议时间

3、会议地点

4、出席人员(根据规定或会议安排应参会的正式人员)

5、列席人员(根据规定或会议安排应列席会议的人员)

6、缺席人员(主要记录缺席会议的正式人员及缺席原因)

7、主持人姓名

8、记录人姓名

9、会议议题(单一议题直接填写,多项议题分别填写或标明详见会议议程)

10、会议记实

第二部分:会议记实

会议记实,应就下列项目逐项写明(分清段落):

(一)会议第一项议题名称

1、主持人就会议议题的发言。包括发言人的姓名、主要观点、关键话语、意见与建议等。

2、出席人员就会议议题的发言。依发言顺序分别记录,包括姓名、主要观点、关键话语、意见与建议等。

3、列席会议人员就会议议题的意见或建议。

4、决议与表决。如会议通过决议或就相关议题进行表决,要如实记录表决情况,包括表决方式(口头表决、举手表决、投票表决),有表决权的应到人数、实到人数、同意人数、不同意人数、弃权人数,全体通过或一致通过、过半数通过、原则通过、未通过等。

5、本议题进行完毕时主持人的讲话或要求。

(二)会议第二、三项议题名称

会议第二项议题、第三项议题……逐一记录,要求同第一项议题。

(三)会议记录结语

会议议题全部完毕,会议结束,记录完了,要另起一行写“会议结束” 或“散会”字样。重要的会议记录,要由主持人和记录人在记录正文结尾右下方签字,以证属实。

三、会议记录的书写方法与要求

1、会议记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。

2、详细记录通常用于特别重要的会议,要求把所有与会者的发言原原本本记下来,有言必录,包括插话等,都要一一记录在案,要记原话,不能记精神。必要时配合录音设备,会议结束后进行整理。对主要领导的主要发言,尤其要与录音核对,以做文献保存。

3、摘要记录只记与会人员的发言要点,会议结论、决议和决定,可对发言内容进行归纳择其要点、实质性意见记录。必要时须交发言人本人审阅签字。

4、一般情况下会议记录采用摘要记录。

5、会议记录书写标记及序号使用

(1)书写会议记录要指定专人,使用蓝黑色钢笔或黑色碳素笔书写,字迹清晰,书面整洁。

(2)书写会议记录要正确使用序号,以保证段落清楚,层次分明。“会议组织情况”一般不标序号,分段直写即可;“会议记实”以下的部分要用序号标明层次,序号使用依次为“一、(一)、1、(1)、①”等,凡使用序号,均另起一段。内容简单时,可省略“(一)、①”等序号。

(3)会议记录本原则上由学院统一配备,各使用部门应在会议记录本的扉页上,用正规字体写清(或打印粘贴)会议记录本的名称(如“党委会议记录”),一本作多种会议记录的,均应在记录本扉页上并列注明。

(4)会议记录本原则上每年更换一本,各使用部门应在扉页上注明使用起止时间(一般为当年1月1日至12月31日),并署名部门名称,加盖部门印章。

6、各党总支、直属党支部及各系部处室的政治理论学习记录,参照会议记录要求格式书写,记录本应专本专用,连续使用时间原则上不超过两年(一般为当年1月1日至次年12月31日)。

四、会议记录的管理与归档

正在使用的会议记录本,由各责任单位指定专人专柜妥善保管,已达使用期限不再使用的会议记录本,要按照归档要求,按年度由各责任单位负责人检查后,移交学院综合档案室立卷归档。

政治理论学习记录本由各责任单位妥善保存。

五、其他

1、本规范自2012年1月1日起试行。结合试行意见,逐渐修改完善。

2、本规范由党委办公室负责解释。


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